個人データの取扱いについて
ケルン日本文化会館（以下「当館」）は、EU一般データ保護規則（以下「GDPR」）、ドイツ連邦共和国連邦データ保護法（BDSG）に従い個人データを取扱います。ここにデータの取扱いと対象者の権利について表明するとともに、情報提供義務（GDPR第13条、第14条）の遵守にあたり、ニュースレターを登録する際、図書館を利用する際、日本語教育事業に参加する際、入館の際、オンラインミーティングまたはウェビナー参加の際及び当ウェブサイトの利用の際の個人データの取扱いについて、以下のとおりお知らせします。
詳細はドイツ語版をご覧ください。
1. 責任者とデータ保護担当者
GDPR第4条第7項に定められた個人データの取扱いに関する責任者は以下のとおりです。
Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln
データ保護担当の連絡先は以下のとおりです。
Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln oder jfco@jki.de
2. 取扱いに関する法的根拠
当館では、個人データを下記の規定に基づいて取扱います。
- GDPR第6条第1項a、データの対象者（以下「対象者」）がデータの取扱いに関し、同意を与えた場合（例：ニュースレター登録、図書館利用、日本語講座受講、入館、オンラインミーティング/ウェビナー参加、ウェブサイト利用）
- GDPR第6条第1項b、契約の履行のために取扱いが必要となる場合、または契約締結の前に手段を講ずるために、取扱いが必要となる場合
- GDPR第6条第1項c、当館が服する法的義務を遵守するために、取扱いが必要となる場合（例：本項に定める同意の記録・管理、第4項に定める権利を行使可能にするための情報管理）
- GDPR第6条第1項f、管理者が追求する正当な利益のためにその処理が必要な場合
（例：図書館利用、日本語講座受講、入館）
3．個人データの利用目的、内容、保存期間、移転の有無等
3.1. ニュースレターの送信
当館のイベント情報等をお知らせするニュースレターを定期購読することができます。
ニュースレター購読の登録にあたっては、ニュースレターの送信、登録者の管理及び利用状況の分析を目的として、対象者から提供を受けた氏名、性別、敬称、所属先、電子メールアドレス、IPアドレス（ニュースレターからリンクにアクセスした場合。以下同様）、アクセスしたウェブページ、アクセス日時が、ニュースレターの送信、登録者の管理及び利用状況の分析に必要な期間保存されます。
ニュースレター用のソフトウェアとしてSendinblueが使用されます。個人データは専らニュースレターの送信を目的にSendinblue GmbH（Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin）にも提供されます。
個人データは、欧州経済地域（EEA）外の国には移転されません。
3.2. 図書館の利用
会員登録をすることで、図書館を利用することができます。
図書館の利用にあたっては、図書館サービスの提供、図書管理、図書館利用状況の分析を目的として、対象者から提供を受けた氏名（未成年の場合は保護者の氏名）、団体名（必要な場合）、性別、住所、電話番号、電子メールアドレス、利用図書名、図書貸出日及び返却日、調査以来のテーマ及び内容、図書館スペースの利用目的、利用日時及び当館にて生成した会員番号が、図書館サービス提供に必要な期間保存されます。
個人データは専ら当館内でのみ処理されます。
個人データは、欧州経済地域（EEA）外の国には移転されません。
3.3. 日本語教育
3.3.1日本語講座
受講または参加を申請することで、日本語講座を受講（以下「受講」）または母語話者ボランティアとして参加（以下「参加」）することができます。
日本語講座の受講・参加にあたっては、日本語講座の提供及び当該講座に関する案内、（受講者のみ）日本語学習情報の分析を目的として、対象者から提供を受けた氏名（未成年の場合は保護者の氏名）、電話番号、携帯電話番号、電子メールアドレス、（以下、受講者のみ）性別、住所、生年月日、受講期間、受講目的、日本語学習歴、日本語能力試験受験歴及び当館にて生成した確認番号が、日本語講座提供に必要な期間保存されます。
個人データは、専ら当館内でのみ処理されます。
個人データは、欧州経済地域（EEA）外の国には移転されません。
なお、日本語講座は当面の間Web会議サービスZoomを用いて実施します。Zoom使用にかかる個人データの取扱いについては3.5 オンラインミーティングまたはウェビナー参加をご覧ください。
3.3.2 教師研修
受講を申請することで、日本語教師研修を受講することができます。
日本語教師研修の受講にあたっては、日本語教師研修の提供、日本語教師情報の分析を目的として、対象者から提供を受けた氏名、電話番号、携帯電話番号、電子メールアドレス、居住国、所属、（以下、一部研修のみ）受講希望日、住所、教授歴が、日本語教師研修提供に必要な期間保存されます。
個人データは、専ら当館内でのみ処理されます。
個人データは、欧州経済地域（EEA）外の国には移転されません。
なお、一部の日本語教師研修はWeb会議サービスZoomを用いて実施します。Zoom使用にかかる個人データの取扱いについては3.5 オンラインミーティングまたはウェビナー参加をご覧ください。
3.4. 入館
3.4.1.防犯カメラ
防犯のため、当館館内及び敷地内に防犯カメラが設置されています。
当館が設置した防犯カメラにより撮影された訪問者の画像並びに映像、車両情報（メーカー名、モデル、ナンバー、色）、撮影日時並びに撮影場所が、最大60日間保存されます。ただし、必要に応じて、警察、検察庁、裁判所による手続が完了するまで保存期間が延長されることがあります
個人データは、専ら当館内でのみ処理されます。ただし、必要に応じて警察、検察庁、裁判所に提供されることがあります。
個人データは、欧州経済地域（EEA）外の国には移転されません。
3.4.2.入館管理
新型コロナウィルス感染症感染拡大防止のためのノルトライン・ヴェストファーレン州の規制（以下「規制」）に基づき、入館者情報を記録・管理します。
対象者から提供を受けた氏名、住所、電話番号、携帯電話番号、入館日、館内滞在時間帯及び（ホール内でのイベント参加時のみ）席番号が、規制に従い最大4週間保存されます。
個人データは、当館内で処理されます。ただし、必要に応じて管轄の保健所に提供されることがあります。
また。対象者から提個人データの提供を受けるにあたり、入館予約者管理用ソフトウェアとしてguestooが使用されます。個人データは専ら入館予約者管理を目的にCode Piraten GmbH（Am Ruhmbach 44, 45149 Essen）にも提供されます。
個人データは、欧州経済地域（EEA）外の国には移転されません。
3.5. オンラインミーティングまたはウェビナー参加
当館がWeb会議サービスZoomを用いて実施するオンラインミーティングまたはウェビナーに参加することができます。
オンラインミーティング/ウェビナーの提供及び後日配信、参加者管理のため、対象者から提供を受けた氏名、氏名、電子メールアドレス、質問、チャット、（発表者のみ）発表資料・映像・音声、（一部事業のみ）所属が、オンラインミーティングまたはウェビナーの実施に必要な間保存されます。
個人データは、当館内で処理されるほか、米国に所在するZoom Video Communicationsによって処理されます。Zoom Video Communicationsのプライバシーポリシーについては、以下のウェブサイトをご参照ください。
3.6. ウェブサイト利用
当館ウェブサイトは、統計及び分析のためGoogle Analyticsを利用しています。
対象者が当館ウェブサイトにアクセスした際、Google Analyticsのクッキーにより、セッションID、アクセス場所、ネットワーク、端末情報（機種、OS、ブラウザ）、言語、アクセス元、閲覧ページ、閲覧時間が収集され、米国に所在するGoogle LLCにより、同社が対象者から収集した他の個人データから独立した形で14か月間保存されます。
当該クッキーは、対象者により無効化することができます。
詳細はこちらをご覧ください。
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4. 対象者の権利
4.1. 対象者は、当館に対し個人データに関して次の権利を有しています。
- 情報を照会する権利、GDPR第15条
- 情報を訂正する権利、GDPR第16条
- 情報を消去する権利（「忘れ去られる権利」）、GDPR第17条
- 情報の取扱いを制限する権利、GDPR第18条
- データポータビリティに関する権利、GDPR第20条
- 取扱いに異議を述べる権利、GDPR第21条
4.2.
対象者は、対象者の同意のもとで対象者の個人データが取扱われる限り、いつでも理由を述べることなく、この同意を撤回する権利を有しています。同意の撤回は、その撤回前の同意に基づく取扱いの適法性に影響を与えるものではありません。（GDPR第7条第3項）
4.3.
対象者は、当館による個人データの取扱いに関してデータ保護監督機関に対し異議を申し立てる権利を有しています。（GDPR第77条）
監督機関は以下のとおりです。
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.
以上