Datenschutzerklärung

Vielen Dank für Ihren Besuch auf der Webseite des Japanischen Kulturinstitutes.

Im Rahmen der Anmeldung und des Versandes des Newsletters, für die Nutzung der Bibliothek und die Anmeldung zu den Sprachkursen sammelt und verarbeitet das JKI personenbezogene Daten. Der Schutz und die Sicherheit Ihrer Daten ist dabei auch für das JKI von größtem Interesse. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt dabei auf der Grundlage der DSGVO. In der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie genau darüber aufklären, welche Daten von uns erhoben werden und wie diese verarbeitet werden.

DATENSCHUTZHINWEISE FÜR DEN NEWSLETTER DES JAPANISCHEN KULTURINSTITUTS

– Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Liebe Interessentinnen und Interessenten,

nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Zusammenhang mit dem Newsletter des Japanischen Kulturinstituts. In diesem Informationsblatt finden Sie Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten ist:
Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln
 

Sie erreichen den betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln oder jfco@jki.de

2. Verarbeitete Daten und dazugehörige Quellen

Im Rahmen der Versendung des Newsletters verarbeiten wir die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten:

a) Daten, die wir von Ihnen im Rahmen der Registrierung erhalten haben

Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt erhalten haben:

  • Stammdaten (Name, Geschlecht, Titel, E-Mail Adresse, Institution)
  • Nutzungsdaten (z.B. IP Adresse, die aufgerufene Website, Datum und Uhrzeit des Abrufs)
  • Datenschutzrechtliche Erklärungen:
    • Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten;
    • Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten;
    • Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen.

b) Daten, die wir von Dritten erhalten

Wir verarbeiten keine Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Dritten erhalten.

3. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange bis Sie den Erhalt des Newsletters abbestellen.

4. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO), aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO, zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie der untenstehenden Tabelle entnehmen.

Zweck / berechtigtes Interesse

Verarbeitete Daten bzw. Kategorie von Daten

Rechtsgrundlage(n)

Versendung von NewsletternStammdatenArt. 6
Erfolgsmessung (Tracking der Öffnungsrate sowie der besuchten Links pro Newsletter)NutzungsdatenArt. 6 Abs. 1 lit a DSGVO
Einwilligungsmanagement (Verwaltung von datenschutz- und lauterkeitsrechtlichen Einwilligungs- und Widerrufserklärungen)Stammdaten, Datenschutzrechtliche ErklärungenArt. 6 Abs. 1 lit c DSGVO
Betroffenenrechtemanagement (Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Rechte der betroffenen Personen)Alle Daten bzw. Kategorien von Daten, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind.Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Japanischen Kulturinstituts erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Versendung des Newsletters betraut sind.

Als Newsletter Software wird Sendinblue (vormalig: Newsletter2Go) verwendet. Ihre Daten werden dabei an die Sendinblue GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin übermittelt. Sendinblue ist es dabei untersagt, Ihre Daten zu verkaufen und für andere Zwecke, als für den Versand von Newslettern zu nutzen. Zum Schutze Ihrer Daten haben wir mit Sendinblue einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Sendinblue ist ein deutscher, zertifizierter Anbieter, welcher nach den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes ausgewählt wurde.

Weitere Informationen finden Sie hier: https://de.sendinblue.com/informationen-newsletter-empfaenger/?rtype=n2go

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Nein, Ihre Daten werden nicht in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt.

7. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Es besteht für Sie keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Ohne die Bereitstellung der Daten können wir Ihnen aber den Newsletter nicht zukommen lassen.

8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Unsere Entscheidungsfindungen beruhen nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 DSGVO.

9. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

10. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die im Abschnitt – Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen wenden.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Weitere Hinweise zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie am Ende dieser Datenschutzhinweise in der „Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO“.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in den Datenschutzhinweisen im Abschnitt - „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen gerichtet werden.

DATENSCHUTZHINWEISE FÜR DIE NUTZUNG DER BIBLIOTHEK IM JAPANISCHEN KULTURINSTITUT

– Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Liebe Bibliotheksbenutzerinnen, Liebe Bibliotheksbenutzer

nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Zusammenhang mit der Nutzung der Bibliothek im Japanischen Kulturinstitut. In diesem Informationsblatt finden Sie Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten ist:

Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln

Sie erreichen den betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln oder jfco@jki.de

2. Verarbeitete Daten und dazugehörige Quellen

Im Rahmen der Nutzung der Bibliothek verarbeiten wir die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten:

a) Daten, die wir von Ihnen im Rahmen der Registrierung erhalten haben

Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt erhalten haben:

  • ● Stammdaten (Name, Name des Bürgen (im Falle von Minderjährigen), Gruppenname (falls vorhanden), Adresse, Telefonnummer, E-Mail Adresse)
  • ● Ausleihinformationen (ausgeliehene Titel, Beginn und Ende der Ausleihe)
  • ● Rechercheinformationen (Thema und Inhalt der Rechercheanfrage und -auskunft)
  • ● Raumüberlassungsinformationen (Zweck und Zeitraum der Nutzung des Lesebereichs/des Konferenzraums)
  • ● Datenschutzrechtliche Erklärungen:
    • ○ Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten;
    • ○ Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen.

b) Daten, die wir eigenständig generiert haben

Wir verarbeiten folgende Daten oder Kategorien von Daten, die wir selbst generiert haben:

  • ● Benutzerausweisnummer

c) Daten, die wir von Dritten erhalten

Wir verarbeiten keine Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Dritten erhalten.

3. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie es für die Ausführung der unten genannten Zwecke erforderlich ist.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

4. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO), aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO, zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie der untenstehenden Tabelle entnehmen.

Zweck / berechtigtes Interesse

Verarbeitete Daten bzw. Kategorie von Daten

Rechtsgrundlage(n)

Ermöglichen des Ausleihens von Bibliotheksmaterialien, Kontrolle der RückgabefristenStammdaten, AusleihinformationenArt. 6 Abs. 1 lit f DSGVO
Kontaktaufnahme zur Aufforderung der Rückgabe bei Überschreiben der LeihfristStammdaten, AusleihinformationenArt. 6 Abs. 1 lit f DSGVO
Recherche und Beantwortung von RechercheanfragenBenutzerausweisnummer, Stammdaten, RechercheinformationenArt. 6 Abs. 1 lit a DSGVO
Überlassung des Lesebereichs der Bibliothek und des Konferenzraums zur Nutzung außerhalb der ÖffnungszeitenBenutzerausweisnummer, Stammdaten, RaumüberlassungsinformationenArt. 6 Abs. 1 lit a DSGVO
Betroffenenrechtemanagement (Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Rechte der betroffenen Personen)Alle Daten bzw. Kategorien von Daten, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind.Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Japanischen Kulturinstituts erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Verwaltung der Bibliothek betraut sind.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Nein, Ihre Daten werden nicht in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt

7. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Es besteht für Sie keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Ohne die Bereitstellung der Daten können Sie aber nicht alle Serviceleistungen der Bibliothek in Anspruch nehmen..

8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Unsere Entscheidungsfindungen beruhen nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 DSGVO.

9. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

10. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die im Abschnitt – Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen wenden.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Weitere Hinweise zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie am Ende dieser Datenschutzhinweise in der „Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO“.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in den Datenschutzhinweisen im Abschnitt - „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen gerichtet werden.

DATENSCHUTZHINWEISE FÜR DIE SPRACHKURSE BEIM JAPANISCHEN KULTURINSTITUT

– Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Lieber Interessent,

nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Zusammenhang mit der Teilnahme an Sprachkursen beim Japanischen Kulturinstitut. In diesem Informationsblatts finden Sie Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten ist:

Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln

Sie erreichen den betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln oder jfco@jki.de

2. Verarbeitete Daten und dazugehörige Quellen

Im Rahmen der Teilnahme an Sprachkursen verarbeiten wir die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten:

a) Daten, die wir von Ihnen im Rahmen der Registrierung erhalten haben

Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt erhalten haben:

  • • Stammdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, Handynummer, E-Mail Adresse, Geburtsdatum,)
  • • Informationen zum Japanischlernen (Dauer, Zielsetzung,Japanerfahrung,Teilnahme am Japanese Language Proficiency Test)
  • • Datenschutzrechtliche Erklärungen:
    • o Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten;
    • o Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen.

b) Daten, die wir eigenständig generiert haben

Wir verarbeiten folgende Daten oder Kategorien von Daten, die wir selbst generiert haben:

  • • Bestätigungsnummer

c) Daten, die wir von Dritten erhalten

Wir verarbeiten keine Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Dritten erhalten.

3. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie es für die Ausführung der unten genannten Zwecke erforderlich ist.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

4. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO), aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO, zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie der untenstehenden Tabelle entnehmen.

Zweck / berechtigtes Interesse

Verarbeitete Daten bzw. Kategorie von Daten

Rechtsgrundlage(n)

Ermöglichen des UnterrichtsStammdaten, Informationen zum JapanischlernenArt. 6 Abs. 1 lit f DSGVO
Kontaktaufnahme bez. der KurseStammdatenArt. 6 Abs. 1 lit f DSGVO
Betroffenenrechtemanagement (Bearbeiter von Anfragen betroffener Personen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Rechte der betroffenen Personen)Alle Daten bzw. Kategorien von Daten, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind.Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Japanischen Kulturinstituts erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit den Sprachkursen betraut sind.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Nein, Ihre Daten werden nicht in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt

7. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Es besteht für Sie keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Ohne die Bereitstellung der Daten können Sie aber an keinem Sprachkurse teilnehmen.

8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Unserer Entscheidungsfindungen beruhen nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 DSGVO.

9. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

10. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Zur Ausübungen der vorgenannten Rechte können Sie sich an die im Abschnitt – Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen wenden.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Weitere Hinweise zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie am Ende dieser Datenschutzhinweise in der „Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO“.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in den Datenschutzhinweisen im Abschnitt - „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen gerichtet werden.

DATENSCHUTZHINWEISE FÜR DIE VIDEOÜBERWACHUNG

– Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Liebe Besucherinnen und Besucher,

nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Zusammenhang mit der Videoüberwachung auf dem Gelände des Japanischen Kulturinstituts. In diesem Informationsblatts finden Sie Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten ist:

Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln

Sie erreichen den betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln oder jfco@jki.de

2. Verarbeitete Daten und dazugehörige Quellen

Im Rahmen der Videoüberwachung verarbeiten wir die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten:

a) Daten, die wir im Rahmen der Videoüberwachung erhalten haben

Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir im Rahmen der Videoüberwachung erhalten haben:

  • ● Bilddaten der Betroffenen (Aussehen/Verhalten)
  • ● KFZ (Marke, Modell, Kennzeichen, Farbe)
  • ● Ort und Datum/Zeit der Bildaufzeichnung (Standort)
  • ● Datenschutzrechtliche Erklärungen:
    • ○ Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten;
    • ○ Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen.

b) Daten, die wir von Dritten erhalten

Wir verarbeiten keine Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Dritten erhalten.

3. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Speicherung der Daten erfolgt digital auf die Dauer von maximal 60 Tage – damit ist sichergestellt, dass eventuelle Beweismittel zeitgerecht sichergestellt werden können.

Sichergestallte Daten werden im Anlassfall bis zum Abschluss etwaiger Verfahren gespeichert.

4. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO), aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO, zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie der untenstehenden Tabelle entnehmen.

Zweck / berechtigtes Interesse

Verarbeitete Daten bzw. Kategorie von Daten

Rechtsgrundlage(n)

Schutz vor Gewalt gegen Besucher und MitarbeiterBilddaten der Betroffenen, KFZ, Ort und Datum/Zeit der BildaufzeichnungArt. 6 Abs. 1 lit f DSGVO
Schutz vor Gewalt gegen Einrichtungen und AutosBilddaten der Betroffenen, KFZ, Ort und Datum/Zeit der BildaufzeichnungArt. 6 Abs. 1 lit f DSGVO
Beweissicherung bei Vandalismus, Sachbeschädigung, Diebstahl und sonstigen strafbaren HandlungenBilddaten der Betroffenen, KFZ, Ort und Datum/Zeit der BildaufzeichnungArt. 6 Abs. 1 lit f DSGVO
Betroffenenrechtemanagement (Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Rechte der betroffenen Personen)Alle Daten bzw. Kategorien von Daten, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind.Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Japanischen Kulturinstituts erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Kontrolle der Videoüberwachungsanlagen betraut sind.

Ausschließlich im Anlassfall werden die Daten ggf. an Polizei, Staatsanwaltschaft und Gerichte weitergegeben.

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Nein, Ihre Daten werden nicht in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt

7. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Die Bereitstellung der Daten erfolgt durch den Aufenthalt im Erfassungsbereich der Videoüberwachungsanlagen. In diesen Bereich können wir einen Aufenthalt ohne Bereitstellung der Daten auch auf Ihren ausdrücklichen Wunsch nicht ermöglichen..

8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Unsere Entscheidungsfindungen beruhen nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 DSGVO.

9. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

10. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die im Abschnitt – Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen wenden.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Weitere Hinweise zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie am Ende dieser Datenschutzhinweise in der „Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO“.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in den Datenschutzhinweisen im Abschnitt - „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen gerichtet werden.

DATENSCHUTZHINWEISE FÜR DIE STEUERUNG DES ZUTRITTS

– Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Liebe Besucherinnen und Besucher,

nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Zusammenhang mit der Steuerung des Zutritts nach der Verordnung zum Schutz vor Neuinfektionen mit dem Coronavirus SARS-CoV-2 des Landes Nordrhein-Westfalen.. In diesem Informationsblatts finden Sie Hinweise zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und die Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehenden Ansprüche und Rechte.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogener Daten ist:
Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln
Sie erreichen den betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstraße 98, 50674 Köln oder jfco@jki.de

2. Verarbeitete Daten und dazugehörige Quellen

Im Rahmen der Steuerung des Zutritts verarbeiten wir die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten:

a) Daten, die wir im Rahmen der Steuerung des Zutritts erhalten haben

Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir im Rahmen der Steuerung des Zutritts erhalten haben:

  • Stammdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, Handynummer, Zeitraum des Aufenthalts, Sitzplatznummer (nur bei der Teilnahme an Veranstaltungen im Saal))
  • Datenschutzrechtliche Erklärungen:
    • Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten;
    • Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen.

b) Daten, die wir von Dritten erhalten

Wir verarbeiten keine Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Dritten erhalten.

3. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Speicherung der Daten erfolgt digital für eine Dauer von maximal 4 Wochen (bei Veranstaltungen, die über guestoo verwaltet werden: maximal 30 Tage) nach Besuch der Veranstaltung.

Sichergestallte Daten werden im Anlassfall bis zum Abschluss etwaiger Verfahren gespeichert.

4. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung und Durchführung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO), aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO, zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie der untenstehenden Tabelle entnehmen.

Zweck / berechtigtes Interesse

Verarbeitete Daten bzw. Kategorie von Daten

Rechtsgrundlage(n)

Steuerung der Zu- und Absagen sowie des ZutrittsStammdatenArt. 6 Abs. 1 Satz 1 lit a, f DSGVO
Ermöglichen der Rückverfolgung des BesuchsStammdatenArt. 6 Abs. 1 Satz 1 lit c, Abs. 3 DSGVO
Betroffenenrechtemanagement (Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Rechte der betroffenen Personen)Alle Daten bzw. Kategorien von Daten, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind.Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO

5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb des Japanischen Kulturinstituts erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Steuerung des Zutritts betraut sind.

Als Software für die Verwaltung der An- und Abmeldungen bei einem Teil der Veranstaltungen wird guestoo verwendet. Ihre Daten werden dabei an die Code Piraten GmbH, vertreten durch Stefan Wirtz, Am Ruhmbach 44, 45149 Essen versandt. guestoo ist es dabei untersagt, Ihre Daten zu verkaufen und für andere Zwecke als für die Verwaltung der An- und Abmeldungen zu nutzen. Zum Schutze Ihrer Daten haben wir mit guestoo einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Guestoo ist ein deutscher, zertifizierter Anbieter, welcher nach den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes ausgewählt wurde.

Ausschließlich im Anlassfall werden die Daten ggf. an das zuständige Gesundheitsamt weitergegeben

6. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Nein, Ihre Daten werden nicht in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt

7. Besteht für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Es besteht keine Pflicht zur Bereitstellung der Daten. Ohne die Bereitstellung der Daten ist es allerdings nicht möglich, an unseren Veranstaltungen teilzunehmen.

8. Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Unsere Entscheidungsfindungen beruhen nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 DSGVO.

9. Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?

Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

10. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Zur Ausübung der vorgenannten Rechte können Sie sich an die im Abschnitt – Allgemeine Informationen „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen wenden.

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Weitere Hinweise zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie am Ende dieser Datenschutzhinweise in der „Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO“.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in den Datenschutzhinweisen im Abschnitt - „Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?“ genannten Stellen gerichtet werden.

EINSATZ VON GOOGLE ANALYTICS

Diese Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“).

Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen.

Durch den Einsatz von Google Analytics werden folgende Daten erhoben:

  • ● Session-ID
  • ● Standort (Land und Stadt)
  • ● Netzwerk
  • ● Gerät (PC, Tablet oder Smartphone) und Gerätetyp
  • ● Betriebssystem und Browser
  • ● Sprache
  • ● Besucherquelle (Google, Facebook oder sonstige verweisende Webseite)
  • ● Nutzerfluss (welche Seiten wurden betrachtet?)
  • ● Aufenthaltsdauer auf der Seite

Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.

Ihre über Google Analytics erhobenen personenbezogenen Daten werden nach 14 Monaten gelöscht.

Sie können die Speicherung der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser-Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich werden nutzen können.

Sie können darüber hinaus die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plug-in herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de.

Als Alternative zum Browser Add-On oder auf mobilen Geräten haben Sie die Möglichkeit, die Erfassung von Daten durch Google Analytics über diesen Link zu deaktivieren. Durch Klicken des Links wird ein sogenanntes Opt Out Cookie in Ihrem Browser abgelegt. Das Opt Out funktioniert nur für die Webseite des JKI und nur für diesen Browser. Löschen Sie Ihre Cookies, müssen Sie auch den Link erneut klicken.

Die durch den Cookie von Google Analytics erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Website, wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt.

Die Muttergesellschaft der Google-Konzerngruppe, die Google LLC, ist gemäß den Privacy-Shield-Grundsätzen selbst und für ihre hundertprozentigen US-Tochtergesellschaften zertifiziert. Bezüglich des Privacy-Shield besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

DATENSCHUTZHINWEISE FÜR ONLINE-MEETINGS UND WEBINARE VIA „ZOOM“ IM JAPANISCHEN KULTURINSTITUT KÖLN

– Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Liebe Besucherinnen und Besucher,

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist das Japanische Kulturinstitut Köln.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten des Japanischen Kulturinstituts Köln verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von „Online-Meetings“ Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert

Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen Datenschutzbeauftragten benannt.

Sie erreichen diesen wie folgt: Japanisches Kulturinstitut, Universitätsstr. 98, 50674 Köln, E-Mail: jfco@jki.de

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden.

Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.

Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.

Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.